- Vertikálna komunikácia
- Horizontálna komunikácia
- Efektívna vertikálna komunikácia
- Efektívna horizontálna komunikácia
Nie je to vaša fantázia, ak máte pocit, že väčšina vášho pracovného dňa trávi komunikáciou. Keď pridávate prezentácie, odpovedáte na otázky, píšete e-maily a dokonca počúvate, ľahko uvidíte, aká dôležitá je komunikácia. Ako vedúci pravdepodobne okrem zamestnancov, nad ktorými vykonávate dohľad, komunikujete viac s ostatnými manažérmi. Komunikácia je prirodzená funkcia, ale stojí za to zamyslieť sa nad tým, ako ovplyvňuje ostatných v kancelárii.
Vertikálna komunikácia
Ak máte rozhovor s priamym nadriadeným, zapájate sa do vertikálnej a vertikálnej komunikácie. Keď dáte pomocníkovi, na ktorého dohliadate, ústnu príkaz alebo spätnú väzbu, zapájate sa do vertikálnej komunikácie smerom nadol. Komunikácia, ktorá riadi a uľahčuje pracovné procesy, sa nazýva formálna komunikácia a riadi sa organizačnou štruktúrou spoločnosti. V organizačnej schéme priamo nad vaším menom je meno vášho nadriadeného, čo naznačuje, že vaša komunikácia by mala prebiehať s ňou; ak to bude potrebné, pošle ju hore svojmu nadriadenému. Podobne ako vedúci máte v grafe mená zamestnancov pod vami, ktorí by vám mali komunikovať smerom nahor, a vy potom budete nadriadenému nadobrať akýkoľvek problém, ktorý presahuje rámec vášho riadiaceho rozsahu.
Horizontálna komunikácia
Horizontálna komunikácia je tiež typ formálnej komunikácie potrebnej pre vašu prácu. Ak pracujete na projekte spolupráce s iným vedúcim oddelenia, vaša komunikácia s ním je horizontálna komunikácia. Môže sa vyskytnúť aj na vašom oddelení s jedným z vašich manažérov. Hlavný rozdiel je v tom, že vaša horizontálna komunikácia namiesto nasmerovania práce na podriadených alebo vyžadovania usmernenia od supervízora uľahčuje spoluprácu s vašimi rovesníkmi.
Efektívna vertikálna komunikácia
Emócie môžu prekážať účinnej komunikácii; ako manažér je dôležité, aby ste pri komunikácii so svojimi podriadenými alebo nadriadeným udržiavali svoje emócie pod kontrolou. Je tiež pravdepodobné, že vaši zamestnanci s vami budú komunikovať, keď sú emotívni, najmä ak sa podieľajú na konflikte, preto ich trpezlivo počúvajte a skúste položiť otázky, aby ste objasnili svoje obavy. Počúvanie je dôležitá a často náročná komunikačná schopnosť, ale dôležitá pre budovanie dôvery. Je to viac než ticho, zatiaľ čo druhá osoba hovorí; zameriava sa skôr na to, čo hovoria, než na formuláciu vašej odpovede.
Manažéri by si mali pamätať aj na to, že je prípustné a žiaduce mať osobný záujem o podriadených. Nemusíte sa s nimi stýkať mimo kancelárie, ale môžete sa opýtať napríklad na choré dieťa. Toto nie je len pre morálku; buduje dôveru, takže vaši zamestnanci sa cítia pohodlne pri získavaní spätnej väzby alebo pri prístupe k problémom skôr, ako sa stanú problémami v kancelárii. Pomáha tiež porozumieť jednotlivým osobnostiam, takže získate prehľad o najlepšom spôsobe komunikácie s nimi.
Efektívna horizontálna komunikácia
Jednou z výziev horizontálnej komunikácie je to, že s týmito jednotlivcami nemusíte často komunikovať, takže v závislosti od veľkosti vašej organizácie sa môže zdať, že sa len navzájom spoznávate. Počúvanie je tiež dôležité v tomto type komunikácie, najmä ak spolupracujete na projekte. Môžete sa tiež stretnúť s nejakým konfliktom. Ak sa nemôžete dohodnúť na ideálnom prístupe k projektu, riskuje to, že sa stane bojovným. Nezabudnite mať svoje emócie pod kontrolou, ospravedlňujte sa podľa potreby a buďte diskrétni. Nedovoľte, aby sa vaše nezhody stali kancelárskym krmivom. Položte otázky, ktoré vám pomôžu dosiahnuť úmysel druhej osoby a nájsť spoločnú reč. Namiesto toho, aby sa veci eskalovali, hľadajte ďalšie vstupy.