Zápisnice zo schôdzí sú dôležitým záznamom o tom, čo sa uskutočnilo na schôdzi, vrátane bodov, o ktorých sa diskutovalo, prijatých rozhodnutí, splnených a delegovaných úloh a stanovených harmonogramov ich dokončenia. V ideálnom prípade zápisnicu zo schôdze používajú účastníci stretnutia aj tí, ktorí zmeškali schôdzu, ako referenciu pre kroky, ktoré je potrebné prijať. Zápisnica sa v budúcnosti používa aj ako zdroj, ak by sa niekto chcel vrátiť a odkazovať na konkrétny čas alebo projekt. Poznámky k finančným stretnutiam musia byť obzvlášť podrobné a konkrétne, pretože sa zaoberajú dôležitými číslami a štatistikami. Ak máte na starosti zaznamenávanie poznámok zo schôdzí finančného výboru, uistite sa, že sa vaše poznámky riadia firemným protokolom a dodržiavajú základné pokyny na vytváranie účinných a efektívnych poznámok zo schôdzí.
Všimnite si názov spoločnosti, dátum a čas v hornej časti dokumentu. Zahrňte aj všetky ďalšie relevantné informácie, ako napríklad názov konkrétneho oddelenia alebo tímu alebo akýkoľvek konkrétny dôvod zvolania schôdze.
Zaznamenajte účastníkov. Účastníkmi zasadnutia finančného výboru sú zvyčajne predseda predstavenstva, členovia predstavenstva a zamestnanci, ktorí priamo súvisia s financiami spoločnosti, napríklad účtovník alebo finančný manažér. Ak ide o stretnutie vládnych financií, môže byť prítomný riaditeľ mesta a dokonca aj starosta. Okrem toho môžu byť na stretnutí zastúpené aj externé spoločnosti, ak sa má diskutovať o konkrétnom projekte. Nezabudnite si všimnúť tituly ľudí. Ak potrebujete, prezrite si prezenčnú listinu, aby ste dostali správne mená účastníkov. Môžete tiež zaznamenať mená účastníkov, ktorí sa nemohli zúčastniť, ale môžu potrebovať kópiu zápisnice.
Ak existuje program, zaznamenajte si poznámky k jednotlivým témam, keď sa o nich diskutuje. Témy na schôdzi finančného výboru často zahŕňajú rozpočet, konkrétne finančné prostriedky projektu, príjmy alebo finančné výkazy, budúce pridelenia alebo zmeny alebo aktualizácie kalendára rozpočtu. Uveďte hlavné body diskusie a podbody v prozaickej alebo guľkovej forme v závislosti od firemného protokolu. Všimnite si, kto hovorí, akékoľvek mená alebo čísla, ktoré sú uvedené, ako aj kohokoľvek, komu je úloha určená, a dátum jej splnenia.
Zaznamenajte „Iné podnikanie“. Po pokrytí bodov programu vytvorte novú časť s názvom Iné podnikanie. Tu si všimnete všetky nové položky, ktoré sa objavia na diskusiu. Opäť si všímajte rečníka, všetky diskutované dátumy alebo čísla a všetky pridelené úlohy a termíny.
Korektúra a adresa chýbajúce informácie. Pred odoslaním poznámok o schôdzke sa uistite, že sú čitateľné a gramaticky správne, či sa v nich nenachádzajú preklepy a či boli mená správne napísané. Ak chýbajú informácie, o ktorých viete, že sa o nich diskutovalo, skúste ich vyhľadať. Pokúste sa napísať zápisnicu čo najskôr po stretnutí, zatiaľ čo si môžete stále spomenúť na to, o čom sa diskutovalo.