Veľké alebo malé, dobre riadené projekty majú zvyčajne lepší konečný výsledok. Či už pracujete ako váš vlastný generálny dodávateľ pri stavbe domu alebo pri zostavovaní komplexnej prezentácie v práci, pre riadenie projektov sa môžu uplatniť rovnaké základné kroky.
Zoznámte sa s vašim projektom.
Pochopte, aký je váš projekt. „Stavba domu“ je pomerne široký popis. Tento popis však môžete spresniť: „zelený“ dom, dvojposchodový dom, dom dôchodcov. Tým, že budete viac popisný, môžete sa zamerať na to, čo je projekt skutočne. Pre svoj zelený dom by ste mohli hľadať solárne panely alebo stavebné materiály alebo dodávateľov pre zemné práce. Pre dom dôchodcov, prípadne ľahký prístup do kúpeľní alebo ľahkú údržbu, protišmyková podlaha.
Začnite veľký a potom zúžte svoje zameranie. Ak máte jasný rozsah projektu, napíšte ho. U zamestnávateľa možno budete musieť predložiť formálnu písomnú prezentáciu. Pre svoj osobný projekt napíšte čistý dokument a uložte ho do odkazov pre referenciu.
SOFTVÉR PRE RIADENIE PROJEKTOV.
Ak staviate dom alebo pracujete s veľkým projektom s mnohými jednotlivými komponentmi, možno budete chcieť vyhľadať softvér na riadenie projektov. Najmä stavebné projekty musia byť vopred starostlivo naplánované, aby sa predišlo nákladným chybám v stavebníctve. Nemá zmysel v tom, aby dodávateľ sádrokartónu dokončoval steny, keď elektrikári potrebujú prístup na vedenie drôtu. To vám môže ušetriť čas a náklady na presný plán.
V časti Zdroj je uvedený odkaz na článok Wikipedia o softvéri na riadenie projektov, ktorý obsahuje rozsiahly zoznam softvéru.
STAVTE TÍM.
Ak budete potrebovať pomoc s vaším projektom, pomyslite na to, kto by mohol byť vo vašom tíme. V práci možno nemáte na výber, môžu vám byť pridelení spolupracovníci, ktorí vám pomôžu, alebo už majú zamestnancov na svojom mieste. Na príklade stavby si pomyslite na svojich dodávateľov; inštalatérske práce, elektrické, konštrukčné.
Pridajte mená svojho tímu do svojho referenčného materiálu. Pre dodávateľov získajte adresy, čísla mobilných telefónov a akékoľvek ďalšie súvisiace informácie. Pridajte aj svoju rodinu, ak sú niektorí z nich v procese projektovania.
KOMUNIKUJTE S VAŠIM TÍMOM.
Zorganizujte úvodné stretnutie a načrtnite rozsah vášho projektu. V pracovnom prostredí sa budete môcť stretnúť so všetkými súčasne. Pre domáceho staviteľa pravdepodobne nedostanete všetkých svojich dodávateľov na rovnakom mieste v rovnakom čase. Ale budete musieť komunikovať so všetkými.
Zdokumentujte svoje stretnutia, ktorí sa zúčastnili, a všetky výsledky, ktoré ovplyvňujú všetky zavedené plány. Aktualizujte svoje plány a distribuujte aktualizované informácie tímu.
Delegáta.
Ak ste projektový manažér, neznamená to, že robíte všetku prácu. Rozdeľte a prideľujte úlohy svojmu tímu. Pokúste sa zadať úlohy podľa schopností; v práci môžete mať administratívneho asistenta, ktorý sa plíži pri zostavovaní úžasne organizovaných a dokonale indexovaných prezentačných väzieb, ale nenávidí výskum. Nechajte ju robiť svoju mágiu s konečným produktom. Váš manžel môže byť génius s rozpočtami a tabuľkami, ale postráda zručnosti „ľudí“. Nechajte ho spravovať finančný aspekt stavby. Poznajte silné stránky svojich tímov a využite ich vo svoj prospech.
ZADARMO.
Prevezmite zodpovednosť a prevezmite zodpovednosť. V práci dajte svojmu tímu vedieť, aby vám prišiel s problémami, otázkami alebo sťažnosťami. Vypočujte si a majte na pamäti konečný cieľ a vypracujte riešenia na dosiahnutie tohto cieľa.
Ak pracujete s dodávateľmi, možno budete musieť byť v súlade s nimi. S najväčšou pravdepodobnosťou majú iné stavebné projekty a pracujú na svojich vlastných záležitostiach riadenia projektov. Niekedy mať na starosti znamená, že máte k dispozícii, aby vás mohli kontaktovať, ktorý pracuje pre svoj rozvrh.
NASLEDUJ.
Vždy poznať stav vášho projektu. Pokračujte v stretnutí so svojím tímom a dokumentujte, kde sa všetci nachádzajú. Ak niekto zaostáva, zistite, čo môžete urobiť, aby ste ich dostali späť na trať. Ak váš stavebný projekt nie je načasovaný, možno budete musieť asertívne postupovať. V obidvoch scenároch nezasahujte, nenamáhajte sa, ale buďte otvorení a počúvajte a potom určte, čo je potrebné urobiť, aby sa veci udržali načas.
HODNOTENIE.
Po dokončení projektu dajte svojmu tímu vedieť, že si vážite jeho usilovnú prácu. Kúpte si ich obed, napíšte poznámky do svojich osobných záznamov, ak vykonali vynikajúcu prácu, informujte ich manažérov. Doprajte svojim dodávateľom šišky alebo obed na mieste. A najjednoduchšia vec.... povedať ďakujem.
Tip
Buďte flexibilný. Väčšina projektov má termíny, ale pokúsiť sa pracovať v nejakej miestnosti s krútiacim momentom kvôli neočakávaným oneskoreniam. Ľudia ochorejú, porucha kopírovacích strojov, prší.